Enfoque
- El mercado de minería de procesos experimentó un crecimiento significativo, con un aumento del 55-60% entre 2019 y 2020, y un crecimiento adicional del 75-80% de 2020 a 2021.
- Para finales de 2023, se prevé que el mercado de software de minería de procesos tenga un valor de $1.65-1.75 mil millones, y se proyecta que alcanzará los $11 mil millones para 2030.
- Se espera que las capacidades de minería de procesos estén integradas en al menos el 10% de las operaciones comerciales para 2025, impulsadas por el deseo de reducción de costos y una mayor eficiencia en los procesos.
- La minería de procesos supera las limitaciones del descubrimiento de procesos manual tradicional al proporcionar modelos más rápidos y económicos, información objetiva basada en datos, mejora continua de procesos y optimización basada en conocimientos integrados.
Cómo la minería de procesos moderniza el descubrimiento de procesos
La minería de procesos y el descubrimiento de procesos son disciplinas superpuestas utilizadas en la búsqueda de la excelencia en los procesos.
La minería de procesos es una disciplina analítica utilizada para modelar, analizar y optimizar procesos. La tecnología es fundamental para los métodos modernos de minería de procesos, que se basan en modelos basados en hechos generados con datos de eventos extraídos de sistemas de información empresarial. El descubrimiento de procesos es una técnica más antigua que a menudo se basaba en modelos creados a partir de información anecdótica recopilada manualmente. Las soluciones de minería de procesos de hoy, como Celonis EMS, modernizan el descubrimiento de procesos al aprovechar la tecnología para ofrecer modelos basados en datos que representan cómo opera realmente una organización, en lugar de interpretaciones subjetivas de cómo las personas “piensan” que opera una organización.
Las empresas, agencias públicas y organizaciones de todo tipo utilizan la minería de procesos para encontrar y capturar oportunidades de valor ocultas dentro de sus operaciones al mejorar el rendimiento de sus procesos centrales.
¿Qué es el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos, a veces llamado descubrimiento de procesos de negocio (BPD), es el acto de crear un modelo (es decir, una representación gráfica) que se puede utilizar para analizar y optimizar un proceso.
El descubrimiento de procesos surgió de los conceptos de orientación a procesos de negocio (BPO) y gestión de procesos de negocio (BPM), que ganaron impulso en las décadas de 1980 y 1990. BPO es una filosofía de gestión que anima a las empresas a organizarse en torno a los procesos que añaden valor al cliente en lugar de utilizar una estructura jerárquica más tradicional. BPM es el proceso de descubrir, modelar, analizar y optimizar los procesos de negocio.
En los primeros días de BPO y BPM, el descubrimiento de procesos era a menudo un proceso altamente manual. Los equipos revisaban la documentación de procesos existente para identificar a todas las personas, actividades, objetos y sistemas involucrados en el flujo de trabajo. Las empresas contrataban consultores para realizar entrevistas a usuarios y facilitar talleres con empleados, expertos en la materia (SMEs) y partes interesadas en el proceso. Estos ejercicios de descubrimiento de procesos o mapeo de procesos en persona a menudo implicaban que las personas pasaran horas en una sala de conferencias dibujando líneas en una pizarra o en papel pegado a una pared llena de una variedad de notas adhesivas de colores. El mapa de procesos resultante a menudo se asemejaba a un diagrama de flujo.
Con el auge de la tecnología de minería de procesos a finales de la década de 1990, pionera del profesor Wil Van der Aalst, conocido como el “Padrino de la minería de procesos”, el descubrimiento de procesos se transformó drásticamente. El software de minería de procesos crea modelos utilizando datos de eventos extraídos de los sistemas de información en los que operan las empresas modernas, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM). En lugar de mapas en papel basados en descripciones humanas subjetivas y a veces inexactas, la minería de procesos crea modelos objetivos y basados en datos. La minería de procesos nos permite ver cómo funcionan realmente los procesos en lugar de cómo las personas piensan que funcionan.
¿Cuáles son las limitaciones del descubrimiento de procesos manual?
Se han escrito volúmenes sobre cómo llevar a cabo talleres de descubrimiento de procesos sin hacer que la gente se duerma. Pero los problemas más serios con el descubrimiento de procesos manual tradicional no son mantener despiertos a los participantes de la sesión. El descubrimiento de procesos manual, incluso cuando se hace bien, tiene varias limitaciones:
- Lento y costoso:Las empresas que realizan descubrimiento de procesos manual a menudo utilizan consultores para llevar a cabo entrevistas con empleados, partes interesadas y expertos en la materia, facilitar talleres y revisar la documentación existente. Esto puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es costosa.
- Sujeto a errores humanos y sesgos:Hay una antigua anécdota que dice que si le preguntas a tres personas cómo funciona actualmente un proceso, obtendrás cinco respuestas diferentes. Incluso cuando tienen las mejores intenciones y están tratando de describir un proceso con precisión, los humanos no siempre lo hacen bien. Los usuarios pueden recordar mal la información, la documentación puede estar desactualizada y los interesados pueden querer proteger partes del proceso que creen que son importantes para ellos o su equipo. Debido a que los conocimientos obtenidos de la descubrimiento manual de procesos son a menudo subjetivos, las discusiones sobre las causas raíz y los próximos pasos podrían estar sujetas a debate, complicando y retrasando aún más la acción correctiva.
- Entrega una instantánea del proceso única:La descubrimiento manual de procesos ofrece una imagen “tal como es” de un proceso. Este modelo tal como es puede usarse como la línea base para crear un proceso “a futuro”, pero es una herramienta inherentemente retrospectiva, dado el tiempo y esfuerzo requeridos para crearlo.
- Asume que un proceso estándar es el mejor para todos los casos:La descubrimiento manual de procesos y el resultado del “mapa de proceso ideal” asumen que un proceso estándar es el mejor proceso para cada instancia de proceso, o caso. Sin embargo, esto no siempre es cierto. El mejor proceso para cualquier caso es el que tiene más probabilidades de producir el resultado deseado para esa instancia de proceso específica.
Las limitaciones de BPM y la descubrimiento manual de procesos fueron un factor motivador para el trabajo pionero del Prof. van der Aalst en minería de procesos. Con el desarrollo de técnicas y tecnología de minería de procesos, la descubrimiento automatizada de procesos se convirtió en un paso en el viaje más amplio de la minería de procesos.
Para describir cómo la minería de procesos transformó la investigación y aplicación de BPM, el Prof. van der Aalst escribió que “ya no era aceptable desperdiciar tiempo y dinero en crear modelos BPMN (gestión y notación de procesos de negocio) que dicen poco sobre los procesos reales.”
¿Qué son la minería de procesos y la minería de procesos centrada en objetos?
La minería de procesos permite a las organizaciones encontrar y capturar las oportunidades de valor ocultas en sus procesos: facturas que se pagaron dos veces o bienes que se enviaron pero no se facturaron.
La minería de procesos consiste en los siguientes pasos:
- Ingesta de datos
- Descubrimiento de procesos
- Análisis de procesos
- Comparación de procesos
- Verificación de conformidad
Ingesta de datos
Durantela ingesta de datos, se extraen datos de eventos de los sistemas de información que ejecutan operaciones comerciales modernas, como ERP, CRM y SCM. Los datos se almacenan en registros de eventos y se analizan para crear una vista imparcial de cómo se ejecuta un proceso real, no cómo las personas piensan que se ejecuta. Estos registros de eventos contienen al menos tres piezas clave de datos para cada evento:
Las empresas pueden agregar información adicional para aumentar el contexto, como detalles del proveedor para una factura o nivel de prioridad para un ticket de servicio. Los datos de minería de procesos también se pueden combinar con datos de minería de tareas, que capturan cómo fluye el trabajo a través de las aplicaciones de escritorio de una empresa.
Descubrimiento de procesos
Una vez que se extraen y almacenan los datos de eventos en registros de eventos,el descubrimiento de procesospuede comenzar, pero no el descubrimiento de procesos manual descrito anteriormente. Usando los registros de eventos, la tecnología de minería de procesos crea una visualización de extremo a extremo, o mapa, del proceso.
Este mapa de procesos es una secuencia cronológica de eventos que muestra los diferentes caminos que tomaron los casos desde el principio hasta el final del proceso. Cada camino único se llama una variante. Los analistas, propietarios de procesos y partes interesadas pueden explorar este mapa de procesos interactivo para ver el "camino feliz" (es decir, el camino con la actividad inicial más frecuente y la actividad final más frecuente) y todas las variantes.
Esta representación digital de un sistema del mundo real a veces se denomina gemelo digital.
Análisis de procesos
Usando el mapa de procesos interactivo, las organizaciones pueden realizaranálisis de procesospara descubrir ineficiencias en el proceso, cuantificar su efecto en los KPI e identificar oportunidades para generar valor al abordarlas.
Comparación de procesos
La tecnología de minería de procesos permite a las organizaciones comparar el rendimiento de los procesos a través de diferentes dimensiones mediantela comparación de procesos. Por ejemplo, un líder de cuentas por cobrar puede querer examinar el tiempo que toma procesar una factura en dos países diferentes, o el jefe de adquisiciones puede querer conocer el tiempo de procesamiento de una orden de compra de un proveedor en comparación con otro. La comparación de procesos permite a los equipos identificar las mejores prácticas y compartirlas en toda la organización.
Verificación de conformidad
El Prof. van der Aalst definela verificación de conformidadcomo la relación y comparación de eventos en el registro de eventos con actividades en el modelo de proceso para encontrar similitudes y discrepancias entre el comportamiento modelado y el comportamiento observado. Permite a las organizaciones ver el porcentaje de casos que se ajustan a un proceso deseado y el porcentaje que no.
Esto permite a las personas saber si se están omitiendo pasos, si están tardando más de lo esperado o si se están ejecutando fuera de orden. A medida que las empresas realizan mejoras en los procesos, la verificación de conformidad les permite medir el número de casos que siguen el camino óptimo.
Minería de procesos centrada en objetos
La minería de procesos centrada en objetos (OCPM) es un enfoque de minería de procesos que permite a las organizaciones visualizar y analizar mejor la complejidad y la interconexión de las operaciones comerciales modernas. OCPM utiliza un registro de eventos centrado en objetos (OCEL) que permite que un evento esté relacionado con múltiples objetos, como órdenes de venta, artículos de órdenes de venta y órdenes de producción. A diferencia de un registro de eventos de minería de procesos tradicional, un OCEL captura las relaciones de uno a muchos y de muchos a muchos entre múltiples objetos.
OCPM aborda las limitaciones y ofrece las siguientes ventajas sobre la minería de procesos tradicional:
- La extracción de datos se realiza solo una vez
- Se capturan las interacciones entre objetos
- Produce registros de eventos y modelos de procesos tridimensionales
El uso de OCPM permite a las organizaciones pasar de una vista bidimensional de sus procesos, donde observan un solo tipo de objeto, a una vista tridimensional donde pueden ver múltiples tipos de objetos al mismo tiempo y cómo están relacionados. Celonis fue el primer proveedor de tecnología en adoptar completamente OCPM con Process Sphere™, una capacidad del Celonis EMS que se presentó en Celosphere 2022.
La minería de procesos moderniza el descubrimiento de procesos
La evolución de la minería de procesos ha estado en desarrollo durante dos décadas, y las empresas de diversas industrias la están utilizando para generar valor monetario, gestionar costos y mejorar la satisfacción del cliente.
Según Everest, el mercado de la minería de procesos creció entre un 55-60% entre 2019 y 2020 y entre un 75-80% de 2020 a 2021. En su informe, "La evolución de la minería de procesos: innovaciones que cambian el juego y perspectivas futuras", Everest predijo que para finales de 2023, el mercado de software de minería de procesos tendría un valor de entre 1.65 y 1.75 mil millones de dólares (EE. UU.). Polaris Market Research predijo que el mercado de minería de procesos alcanzaría un valor de 11 mil millones de dólares para 2030.
En marzo de 2023, Gartner® publicó su primer Magic Quadrant™ para herramientas de minería de procesos. Según Gartner, "para 2025, el 80% de las organizaciones impulsadas por las expectativas de reducción de costos y la eficiencia de procesos mejorada derivada de la automatización incorporarán capacidades de minería de procesos en al menos el 10% de sus operaciones comerciales."
Este rápido crecimiento es el resultado del poder de la minería de procesos para acelerar la transformación digital y entregar un valor comercial significativo, incluida la modernización del descubrimiento de procesos.
La minería de procesos aborda las limitaciones del descubrimiento y mapeo de procesos manuales y tradicionales al:
- Eliminar la necesidad de técnicas manuales:La minería de procesos es más rápida y económica que el mapeo de procesos manual, ya que crea modelos a partir de datos extraídos y no de talleres, documentos e entrevistas con usuarios.
- Proporcionar modelos objetivos y basados en datos:La minería de procesos crea modelos que son más precisos que las técnicas de descubrimiento de procesos manuales porque extrae datos directamente de los sistemas de información empresarial y escritorios, cuando se combina con la minería de tareas.
- Habilitar la mejora continua de procesos:Los mapas de procesos creados manualmente a menudo están desactualizados tan pronto como se completan. La minería de procesos captura datos en casi tiempo real y, cuando se combina con inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y automatización, a través de un sistema como Celonis EMS, puede permitir la optimización continua de procesos.
- Encuentra el proceso óptimo para un resultado:La minería de procesos no se trata solo de facilitar procesos estándar. Se trata de encontrar el proceso óptimo para un resultado utilizando conocimientos integrados del flujo de procesos, aprendizaje automático y lógica empresarial.
La minería de procesos no es un reemplazo para el descubrimiento de procesos. Todo lo contrario. El descubrimiento de procesos es un paso esencial en el camino de la minería de procesos. La minería de procesos toma el Grafo de Siguientes Directos (DFG), redes de Petri y modelos BPMN (Modelo y Notación de Procesos de Negocio) asociados con el descubrimiento de procesos y se expande sobre ellos.
De hecho, los practicantes y académicos de la minería de procesos están constantemente desarrollando nuevos enfoques de descubrimiento y mapeo que pueden escalar mejor y manejar los procesos y estructuras de datos cada vez más complejos que impulsan las operaciones comerciales modernas. Y están construyendo nuevas soluciones que entregan inteligencia de procesos a todas las partes de la empresa para permitir la mejora continua y la excelencia en los procesos.
Fuente: Celonis